Como gerir mudanças forçadas no BOQ de um projecto por parte do cliente durante um concurso

É frustrante quando os clientes enviam alterações súbitas no âmbito da factura de quantidade no meio do concurso. Vai empurrar a sua linha temporal para trás e significar mais despesas, para não martelar demasiado esse ponto! Mas como evitar estas armadilhas para minimizar a perda do trabalho já concluído?

The Change Phase

O cliente notifica-o de que há uma alteração na nota de quantidade e agora precisa de lidar com ela. Em muitos casos, a nota de quantidade inclui milhares de linhas e nova documentação da concepção do projecto.

Esta pode ser uma tarefa difícil, uma vez que deve assegurar-se de que as alterações não têm um impacto negativo no orçamento ou na cronologia do projecto. Contudo, é importante lembrar que o cliente está sempre certo. Deve, portanto, fazer o seu melhor para acomodar as suas necessidades.

Como a maioria do trabalho feito hoje em dia é feito manualmente utilizando folhas de excel com fórmulas de cálculo de estimativa, isso leva tempo e causa erros.

O que é preciso fazer é primeiro:

1. Entenda que alterações foram feitas e onde na nova versão da conta de quantidade.
2. Tem de continuar a estimativa a partir do mesmo local para as linhas da conta de quantidade que não foram alteradas.
3. Tem de abordar as alterações aos subcontratados com precisão e sem atrasos.

Tools to Manage Changes

Quando se trata de alterações forçadas na lista de quantidades ou no âmbito de um projecto, é importante ter as ferramentas certas para as gerir. Eis algumas coisas a ter em mente:

">li>Documentação é fundamental. Certifique-se de que tem um documento claro e actualizado sobre o âmbito do projecto que esboça o trabalho a ser feito. Isto ajudará a evitar o arrastamento do âmbito e outros problemas.
1. Change construction estimating software can be a valuable asset. Este tipo de software pode ajudá-lo a gerir facilmente alterações, comparar versões, comunicar com as partes interessadas, e obter aprovações.
2. Estar preparado para negociar. Se um cliente quiser fazer uma alteração que tenha um impacto significativo no projecto, esteja preparado para negociar sobre coisas como preço, cronograma e âmbito.

Ao seguir estas dicas, estará melhor equipado para lidar com alterações forçadas na conta de quantidade ou âmbito do seu projecto.

Sua Abordagem com os Clientes relativamente a Alterações

Há algumas abordagens que pode adoptar quando se trata de gerir alterações forçadas no BOQ / âmbito de um projecto por parte do cliente durante o processo de concurso. O mais importante é manter-se profissional e manter linhas de comunicação abertas com o cliente.

Uma abordagem é que pode pedir um prazo mais longo para a apresentação da proposta porque envolve muito trabalho e necessita de mais tempo. A segunda abordagem é que se não conseguir cumprir o prazo, pode notificar o cliente de que não o conseguirá e cabe-lhe a ele decidir se deve fazer alterações aos prazos ou se o excluir da proposta.

Seja qual for a abordagem que adoptar, é importante lembrar que, eventualmente, o seu objectivo é ganhar a proposta e ganhá-la da forma mais rentável.

Conclusion

Infelizmente é prática bastante comum na indústria da construção ter o âmbito das alterações do projecto durante o concurso, e é um desafio gerir estas alterações se não estiver preparado para tal. A coisa mais importante a fazer é certificar-se de que pode analisar todas as mudanças e ter um plano para gerir estas mudanças da forma mais eficiente. Lembre-se de que ainda tem o controlo do projecto e que, em última análise, depende de si como proceder. Com um pouco de planeamento e previsão, deverá ser capaz de navegar com sucesso por quaisquer alterações forçadas no âmbito do cliente.

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